au Secrétariat Général d'ERUA - Saint-Denis, France - UNIVERSITE PARIS 8

Description

À propos de nous

L'université de Paris 8 est un établissement d'enseignement supérieur qui regroupe 22500 étudiants, 1200 enseignants chercheurs et environ 650 personnels administratifs. L'université exerce des missions de formation et de recherche. Ses activités sont essentiellement tournées vers les sciences humaines et sociales, les arts et le numérique. Concernant la recherche, elle compte 26 unités de recherche et 7 unités mixtes de recherche.

Elle est depuis 2020 coordinatrice de l'université européenne European Reform University Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). Depuis 2023, ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de la mer Égée (Grèce), la Nouvelle université bulgare (Bulgarie), l'Université des Sciences sociales et humaines de Varsovie (Pologne), l'Université de Las Palmas de Gran Canaria (Espagne), l'Université de Macerata (Italie), l'Université européenne Viadrina de Francfort-sur-l'Oder (Allemagne), et l'Université Mykolo Romerio (Lituanie). Les universités de Constance (Allemagne) et de Roskilde (Danemark) sont des partenaires associés.

Mission

L'assistant.e sera rattaché.e au secrétariat général de l'alliance, placé auprès de la présidence de l'université Paris 8. Le secrétariat général est l'organe de coordination générale de l'alliance ERUA. Il veille à la bonne mise en œuvre des activités de l'alliance et porte sa vision stratégique

L'assistant.e travaillera étroitement avec la secrétaire générale et avec l'équipe coordinatrice du projet ERUA à Paris 8. Il/Elle aura pour mission principale de soutenir toutes les questions administratives et organisationnelles du secrétariat général d'ERUA.

Principales activités :

Ø Gestion de l'agenda de la secrétaire générale

Ø Organisation et suivi des déplacements de l'équipe du secrétariat général (réservations, ordres de mission, etc.)

Ø Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi de documents (courriers, tableaux, documents de synthèse, comptes rendus de réunions, etc.) du secrétariat général

Ø Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) du secrétariat général et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.) : gestion et réservation des salles de réunion, commandes auprès de fournisseurs externes, gestion des invitations, etc.

Ø Communication régulière avec les membres de l'alliance

Ø Suivi du budget du secrétariat général (suivi de l'état des dépenses, engagements, attestation de service fait, etc.) en étroite coordination avec le service des relations et de la coopération internationale

Ø Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données, notamment les listes de diffusion, contacts, abonnements divers, etc.

Profil

FORMATION ET EXPERIENCE

Ø Baccalauréat ou équivalent

Ø Expérience antérieure pertinente dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur de l'enseignement supérieur ou dans un contexte international.

Compétences attendues

Langues

Ø Français est la langue de travail

Ø Anglais avancé écrit/oral (B2/C1) indispensable

Compétences opérationnelles

Ø Maîtrise des outils de communication modernes et des logiciels de bureautique courants (messagerie électronique, outils web, outils de visioconférence, pack office, notamment excel et powerpoint).

Compétences comportementales

Ø Très bonne expression orale et écrite

Ø Excellente aptitude à l'organisation et à la coordination

Ø Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et diplomatie

Ø Esprit d'initiative et capacité d'anticipation

Ø Grande capacité d'adaptation et flexibilité

Ø Très bonne capacité de travailler à la fois en autonomie et en collaboration avec d'autres personnes à différents niveaux de l'organisation et des différentes universités de l'alliance

Ø Rigueur et discrétion professionnelle

Ø Excellente capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences