- Conserves time coordinating requests and responses internally and externally; acts as a liaison between the managers and other leaders, employees, external clients, vendors, and customers.
- Manages calendars that change often and require coordination and sensitivity; screens requests for meetings.
- Plans, organizes, and schedules meetings and events with individuals or large groups including internal teams and customers.
- Researches and recommends meeting location options; coordinates contract and logistics; selects caterers, orders food and drinks, and oversees set-up for meetings; may sign catering contracts as allowed by company policy.
- Screens incoming calls and correspondence and responds independently when appropriate.
- Prepares documents, meeting agendas, meeting minutes, presentations, and spreadsheets for approval.
- Makes travel arrangements and prepares itineraries for global travel, changes travel schedules, flights, hotels, and rental cars during normal business hours and also off-hours as needed.
- Reviews and processes expense reports. Provides other general administrative support, such as filing, scanning, and copying. Approves reports according to company policy.
- Performs other duties as assigned. Travel to support BU leadership team may be required from time to time for key events, meetings or customer engagements.
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
MMSOFT Les Ulis, France**À propos de nous** · Créé en France en 2020, MMSoft est un éditeur de logiciels innovants à destination des acteurs de la logistique. · De la réception automatique des chauffeurs poids lourds à l'archivage des documents de transport en passant par le tracking de livraisons à ha ...
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Executive Assistant
il y a 1 semaine
Hitachi Energy France Les Ulis, France**Description** · General information:Vous assisterez les Directeurs/Directrices de la Societe dans differents domaines tels que les gestions de plannings, l'organisation de deplacements et les remboursements associes, la preparation de reunions Vous gererez les differents contra ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
Page Personnel Gif-sur-Yvette, FranceAu sein de l'équipe Advanced Technology Process, vos principales missions seront: · - Gestion de l'agenda du Directeur, · - Organisation de voyages et déplacements, · - Gestion des commandes du service, · - Suivi des factures, · - Organisation de réunions. · Cette liste est non e ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
CS GROUP Le Plessis-Robinson, Francede l'entreprise · - La mission de CS GROUP : être à la pointe des technologies pour garantir la sécurité de tous dans un monde en pleine mutation._ _L'expertise reconnue du groupe lui permet d'intervenir là où les enjeux de sécurité sont les plus sensibles : aéronautique, défense ...
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Team Leader Executive Assistant
il y a 5 jours
Pharmélis Villebon-sur-Yvette, FranceDescriptif du poste · Vous assurerez l'assistanat du directeur de la Business Unit Service et vous managerez le pôle administratif qui a pour objet de répondre aux besoins de la BU Service. · Vous serez principalement chargé(e) des missions suivantes: · - Organisation planning et ...
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Exécutive Assistant
il y a 4 jours
ComRungis Chevilly-Larue, France**ComRungis recrute un(e)** · **ASSISTANT(e) EXECUTIF(ve)** · Votre rôle: · Affecté au Président et aux membres de la direction, vous êtes l'assistant(e) exécutif(ve) : vous avez pour rôle de seconder le Président et mettez tout en œuvre pour que les dirigeants puissent réaliser ...
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Executive Assistant
il y a 3 semaines
AQUANTIS Saint-Cloud, FranceNous recherchons pour notre client, Groupe international acteur majeur dans le secteur de l'industrie un (e) Assistante de Direction Générale / Executive Assistant H/F · Rattaché à la Présidence du Groupe en France, vous assistez la présidence ainsi que d'autres Directeurs au sei ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
Legal & HR Talents Paris er, France**Description de l'entreprise**: · **Description du poste**: · Notre client, entreprise orientée à l'international, recherche un Executive Assistant Bilingue Anglais H/F en CDI. Le poste est à pourvoir immédiatement. Le poste est basé à Paris. · Rattaché(e) à 2 Directeurs, vos pr ...
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Executive Assistant
il y a 3 semaines
FED Office Paris e, France**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 2ème, un.e Executive Assistant /Assistant.e de direction. Au sein d'un prestigieux cabinet dans me d ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
AQUANTIS Saint-Cloud, FranceNous recherchons pour notre client, Groupe international acteur majeur dans le secteur de l'industrie un (e) Assistante de Direction Générale / Executive Assitant H/F · Rattaché à la Présidente du Groupe en France, vous assistez la Présidente ainsi que d'autres Directeurs au sein ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
Saur Issy-les-Moulineaux, France**Référence poste**: SA-DC-020039 · **Date de publication**: 21/03/2023 · Entreprise dédiée aux services de l'eau (fourniture d'eau potable, traitement des eaux usées, construction d'équipements), Saur exerce sa mission de service au public en faisant preuve d'innovation, d'agili ...
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Executive Assistant
il y a 3 semaines
Wabtec Paris, FranceWabtec Corporation is a leading global provider of equipment, systems, digital solutions and value-added services for freight and transit rail. Drawing on nearly four centuries of collective experience across Wabtec, GE Transportation and Faiveley Transport, the company has unmat ...
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Executive Assistant
il y a 1 semaine
Dorothy Danahy Paris, FrancePublié le: · 03/01/2023 · Référence de l'annonce: · DD3623 · Type de poste: · Assistant(e) de Direction Opérationnelle · Localisation: · 75 - Paris · Type du contrat: · CDI · Work start: · 06/02/2023 · Salaire: · +/- 45/55K€ · Temps plein/partiel: · Temps plein · Descriptif du po ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
Perles Office Paris e, FranceDescriptif du poste · **Missions** · - Gestion de projet · Suivez les projets transverses de l entreprise et savoir se positionner en tant que facilitateur entre toutes les Directions de l entreprise, · Consolidez certains outils de reporting / pilotage de la performance. · Parti ...
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Executive Assistant
il y a 3 semaines
Assistalents Paris e, France**Description de l'entreprise**: · **Description du poste**: · Notre client, société tournée à l'international dans le secteur · des médias recherche son Executive Assitant bilingue anglais pour une · mission d'intérim de 3 mois. · Le poste est basé à Paris 9ème. · Le poste est à ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
LES NOUVEAUX HERITIERS Paris, France**L'ENTREPRISE, CE QUI FAIT SA DIFFÉRENCE**: · Notre entreprise partenaire est un fond d'investissement international en très forte croissance. Considéré comme l'un des plus grands acteurs du capital-investissement en europe, son atout majeur est de baser ses relations clients su ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
Wabtec Paris, FranceWabtec Corporation is a leading global provider of equipment, systems, digital solutions and value-added services for freight and transit rail. Drawing on nearly four centuries of collective experience across Wabtec, GE Transportation and Faiveley Transport, the company has unmat ...
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Executive Assistant
il y a 1 semaine
FED Office Levallois-Perret, France**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à Levallois (92), un Executive Assistant H/F.** · **Votre fonction**: · Dans le cadre d'une mission de 8 mois ...
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Executive Assistant
il y a 2 semaines
Perles Office Paris, FranceDepuis 2008, Effy rend plus simples, et plus accessibles les travaux de rénovation énergétique pour les particuliers. · Notre client recherche son Executive Assistant qui saura se positionner comme un véritable bras droit pour la Direction en assurant l'organisation, la gestion e ...
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Executive Assistant
il y a 3 semaines
Thales Paris, France**QUI SOMMES-NOUS ?** · Acteur spatial mondialement reconnu dans les domaines des télécommunications, de la navigation, de l'observation de la terre, de l'exploration et de la réalisation d'infrastructures orbitales, Thales Alenia Space est une Joint-Venture entre les groupes Tha ...
Executive Assistant - Villejust, France - Thermo Fisher Scientific
Description
When you're part of Thermo Fisher Scientific, you'll do challenging work, and join a team that values performance, quality and innovation. As part of a successful, growing global organization you will be encouraged to perform at your best. With revenues of more than $40 billion and the largest investment in R&D in the industry, we give our people the resources and chances to create significant contributions to the world.
At Thermo Fisher Scientific, each one of our 70,000 extraordinary minds has a unique story to tell. Join us and contribute to our singular mission—enabling our customers to make the world healthier, cleaner and safer. When you're part of the team at Thermo Fisher Scientific, you'll do important work, like helping customers in finding cures for cancer, protecting the environment or making sure our food is safe. Your work will have real-world impact, and you'll be supported in achieving your career goals.
Summary:
Provides administrative support to Vice President BID Commercial EMEA, Sr Director EMEA BID TSS Leader and BID Commercial Director South of Europe. Handles matters with strict confidentiality and meets short deadlines.
Essential Functions:
Education:
High school diploma required. Associate's degree in Secretarial Science, Business, or related field preferred.
Experience:
Requires a minimum of 5 years of administrative support experience. Recent experience supporting an executive in a corporate environment preferred
Equivalency:
Equivalent combinations of education, training, and relevant work experience may be considered.
Competencies:
Advanced proficiency in Microsoft Outlook, Word, Excel, and PowerPoint. Effective verbal communication skills. Excellent English grammar, spelling, punctuation, and writing skills. Strong attention to detail and work accuracy. Excellent organizational skills. Ability to prioritize workload and meet strict deadlines. Ability to work flexible hours.
Physical Requirements:
Position requires moving about office locations; ability to manipulate (lift, carry, move) objects of light weights up to 25 pounds; arm, hand and finger dexterity, including ability to grasp and type for prolonged periods of time; visual acuity to use a keyboard, computer monitor, operate equipment, and read materials for prolonged periods of time; ability to sit, reach with hands and arms, talk, and hear for prolonged periods of time.
Our Mission is to enable our customers to make the world healthier, cleaner and safer. Watch as our colleagues explain . As one team of 100,000+ colleagues, we share a common set of values - Integrity, Intensity, Innovation and Involvement - working together to accelerate research, solve complex scientific challenges, drive technological innovation and support patients in need. #StartYourStory at Thermo Fisher Scientific, where diverse experiences, backgrounds and perspectives are valued.
