- Réalisation de la passation de marchés sur le projet : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations, enregistrement et suivi administratif des contrats ;
- Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants...).
- Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
- Rédaction de comptes rendus de réunions ;
- Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
- Mise à jour des tableaux de bord existants et des outils internes (suivi des contrats, des experts...).
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
- Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
- En coordination avec la CP admin-fi, élaboration des rapports financiers ;
- Préparation des clôtures annuelles et d'autres exercices budgétaires ;
- Préparation des audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
- Suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l'organisation des audits ;
- Appui à la mise en page de documents ;
- Appui au suivi-évaluation du projet ;
- Appui aux activités de communication ;
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données...) ;
- Diplôme de Bac +3 ou dans les domaines de l'événementiel, de la gestion administrative et financière, de la logistique, la communication, ou tout autre domaine jugé pertinent ;
- Excellente connaissance des outils de pilotage événementiel ;
- Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
- Appétence pour les déplacements sur le terrain ;
- Excellentes compétences organisationnelles et forte attention aux détails ;
- Capacité à travailler en autonomie, au service d'une équipe ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel Avancé, Word, PowerPoint, etc.) ;
- Maîtrise du français écrit et oral et de l'anglais, l'espagnol est un atout
- Esprit d'initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités
- Capable de s'organiser dans un environnement complexe
- Intérêt pour la thématique du projet
- Au moins 3 années d'expérience professionnelle dans des activités événementiel et ou de gestion administrative et financière ;
- Au moins une participation à la mise en œuvre d'événements à l'international
- Idéalement, une expérience professionnelle dans l'une des zones géographique du projet
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Sre Azure Aws Junior à Confirmé
il y a 1 semaine
Digistrat consulting Paris, France**? Contexte /Objectifs**: · Notre client souhaite mettre en ?uvre plusieurs évolutions de son socle technique. · **Dans ce cadre, la prestation consiste à contribuer à**: · La migration des instances Jenkins hébergées sur AWS et Azure sur notre solution CI · Livrables · **Les li ...
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Delivery Manager Informatique
il y a 5 jours
ID2 Paris, FranceNotre proposition: · Un poste de Delivery Manager H/F basé à Evry (91) chez un de nos clients dans le secteur de l'hôtellerie. · Votre future mission: · A ce poste vous aurez les responsabilités suivantes à votre charge: · - Piloter le fournisseur vous êtes le contact privilégié ...
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de Projet événementiel Et
il y a 5 jours
Expertise France Paris, FranceExpertise France est l'agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires: · - gouvernance démocratique, économique et financière ; · - paix, stabilité et sécurité ; · - clim ...
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Sta - Chargé de Mission Recherche Et Affaires
il y a 2 heures
Fondation de France Paris, FranceWithin Fondation de France, the Knowledge and International Affairs hub and its Observatory of Philanthropy are the 'research and development' spaces in charge of institutional relations with the philanthropic sector and with research and expertise in France and abroad on both th ...
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Coordinateur It
il y a 2 heures
ID2 by Tibco Paris, FranceNous existons depuis 30 ans avec une passion inaltérable pour notre métier, **accompagner nos clients dans leur transformation numérique**, **et l'humain**. · Chez nous, pas de vains mots. Nous nous engageons · Car nous avons cette chance d'être une entreprise agile, à taille hu ...
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Techncien Coordinateur ou Coordinateur Junior
il y a 2 heures
ID2 Paris, Francedu Poste: · En tant que Responsable de Suivi des Portefeuilles IT, vous serez le maillon essentiel entre notre entreprise et les propriétaires, directeurs au sein du département Informatique Tech. Votre rôle consistera à assurer le suivi des portefeuilles IT, la mise à jour des b ...
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People Services Hub Advisor France
il y a 5 jours
Adevinta Group Paris, FranceGlobal Teams France · Paris, France · Media Production / People Operations / General Business · Full-time · **Job Description**: · **Qualifications**: · Additional Information · Company Description · Description of the team · The PSH Advisors are generalists, responsible for all ...
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Chargé ou Chargée de Projets Scientifiques
il y a 2 heures
ANR Paris, FranceL'ANR et plus précisément le département scientifique "Environnements, Ecosystèmes, Ressources Biologiques" est à la recherche d'un ou d'une chargé.e de projets scientifiques dans le cadre d'un CDD de six mois pour un remplacement de congé maternité, à compter du 1er juillet 2024 ...
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de Projet Evenementiel Et Administratif
il y a 2 jours
Expertise France Paris, FranceExpertise France est l'agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires: · - gouvernance démocratique, économique et financière ; · - paix, stabilité et sécurité ; · - clim ...
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Traffic Studio
il y a 1 semaine
coty Paris e, FranceTraffic Manager · - In order to navigate Coty's Content transformation, the CDO Content Team is looking for a & Traffic Production Manager to support Brands and their dedicated Content PMOs, as well as creative partners of which COTY Content Hubs, by coordinating volumes, timelin ...
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Talent Acquisition Officer Apprentice
il y a 2 jours
SCOR Paris, FranceOur global presence enables us to stay close to our clients and markets. SCOR is established in some · 38 countries, with more than 3,000 highly skilled professionals who provide services to over 4,000 · clients worldwide. The Group is structured around three regional management ...
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Ground Ops
il y a 5 jours
CMA CGM Paris, FranceSince 1978 our Group has continued to provide end to end innovative and efficient solutions to customers, encompassing a complete range of shipping, land, air and logistics solutions. · Today, we are reaffirming our values by continuing our growth through the newly created CMA CG ...
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Ground Ops
il y a 1 semaine
CMA CGM Paris, FranceSince 1978 our Group has continued to provide end to end innovative and efficient solutions to customers, encompassing a complete range of shipping, land, air and logistics solutions. · Today, we are reaffirming our values by continuing our growth through the newly created CMA CG ...
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Sw Development Internship
il y a 5 jours
Ericsson Paris, France StageSHIP**Join our Team**: · **Why join Ericsson?** · We are a world leader in the rapidly changing environment of communications technology - by providing hardware, software, and services to enable the full value of connectivity. · - You'll play a part in using your skills and creativit ...
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Energy Efficiency Policy Analysts
il y a 5 jours
OCDE Paris, France**Energy Efficiency Policy Analysts** · **(** · **Job Number**: · **16066** · **)** · **Application Closing Date***: , 4:59:00 PM · The Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) is an international organisation comprised of 38 member countries, that works to b ...
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Researcher for Telangana Centre of Excellence for
il y a 3 jours
United Nations Paris, FranceResult of Service · - State-of-the-art applied research across key pillars of sustainable, equitable and resilient cold chain for food and pharma products is conducted. · - India CoE campus facilities are built out and developed, including the innovation and business hub and the ...
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Researcher for Haryana Centre of Excellence for
il y a 3 jours
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Local Service and Sales Controller
il y a 1 semaine
Hitachi Energy Paris, FranceAt Hitachi Energy our purpose is advancing a sustainable energy future for all. We bring power to our homes, schools, hospitals and factories. Join us and work with fantastic people, while learning and developing yourself on projects that have a real impact to our communities and ...
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Finance Manager
il y a 23 heures
Carpenters Workshop Gallery Paris, France**About Us** · From Functional Art to Collectible Design, today Carpenters Workshop Gallery produces and exhibits functional sculptures by international rising and established artists or designers going outside their traditional territories of expression. Actively involved in the ...
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Application Analyst On Bloomberg Aim
il y a 5 jours
factoriel Paris, Francefactoriel, cabinet de recrutement informatique, recherche pour son client dans la gestion d'actifs, en interne du groupe AXA, un(e) · **Application Analyst on Bloomberg AIM & PORT (H/F)** · **KEY ACCOUNTABILITIES**: · - Provide functional support of key business systems used by e ...
de projet événementiel et administratif– Pôle ENTI – Projet Knowledge Hub - Paris, France - Expertise France
Description
Description de la mission
En étroite collaboration avec la Chargée de projet au siège d'Expertise France (Paris), le/l'assistante de projet événementiel et administratif sera en charge d'appuyer l'équipe du projet Knowledge Hub géospatial sur les aspects de la gestion événementielle, logistique, financière et comptable et de la bonne application des procédures administratives, financières et juridiques du projet. Il/elle sera également responsable de l'organisation logistique de différentes missions et événements organisés depuis le siège sur plusieurs zones géographiques (Amérique latine, Afrique, Asie).
Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du chargé d'événementiel et de logistique qu'il/elle se déplace régulièrement (1 à 3 fois par an) pour conduire sa mission.
Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive) :
Gestion logistique :
·En coordination avec la Chargée de projet, l'Assistant.e projet assure ou appuie l'organisation logistique :
oRéservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
oContrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
oGestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
oGestion des avances et remboursement de per diem
oRappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
oRéservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
oRéservation des hébergements
oPrévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
oAppui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
oSuivi budgétaire de l'organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
oAppui éventuel pour les passations de marchés des projets
Gestion administrative
Gestion budgétaire et comptable
Appui transverse
Description du projet ou contexte
De janvier 2023 à Novembre 2025, Expertise France met en œuvre le projet Knowledge Hub Geospatial financé par l'Union Européenne. Le projet consiste à sensibiliser les parties prenantes des pays en développement à l'utilisation des données spatiales produites par l'Union Européenne via ses programmes Copernicus et Galileo et de stimuler l'entreprenariat spatial.
Ces données, qui sont mises à disposition de façon gratuite par l'UE, sont encore peu utilisées par les pays en développement, et ce, malgré la politique open source promue par l'UE et le potentiel économique et sociétal de ces données qui permettent de guider la décision pour répondre aux enjeux locaux.
Pour faciliter l'appropriation de ces données par un plus grand nombre d'utilisateurs, et notamment par les entreprises du numérique, le projet Knowledge hub consiste à organiser une série d'événements de sensibilisation (jusqu'à 6 événements) pour présenter les différents usages des données spatiales et faire monter en compétences les entreprises pour qu'elles intègrent les données spatiales dans leur business model.
Les activités à réaliser pour chacun des événements incluent :
L'organisation d'une conférence de sensibilisation sur le spatial en partenariat avec un acteur local (Université, Incubateur, agence spatiale...)
·L'organisation d'une demi-journée de matchmaking entre des entreprises locales et des experts européens du spatial
·L'organisation d'un concours d'idée (challenge) à destination d'étudiants en partenariat avec une université/école locale
·Lancement d'un appel à manifestation d'intérêt pour les entreprises souhaitant bénéficier d'un appui technique pour tester la faisabilité d'un projet d'utilisation des données spatiales européennes
·Mise en place d'un programme d'assistance technique en distanciel pour un groupe d'entreprises sélectionnées.
L'équipe responsable de la mise en œuvre du projet est composée des personnels suivants :
-1 chargée de projet basée au siège
-1 expert coordinateur global
-1 expert coordinateur local pour chaque événement
-1 expert spatial
-1 assistant.e projet, objet de la présente fiche de poste.
Un important volume d'experts court-terme sera mobilisé pour réaliser des missions ponctuelles.
Profil souhaité
L'assistante.e événementiel et administratif devra répondre au profil suivant :
Expériences professionnelles
Le/la chargé.e d'événementiel et de logistique devra justifier de :
Professionnels du métier de de projet événementiel et administratif– Pôle ENTI – Projet Knowledge Hub à Paris
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léane lenoir
Assistante acheteuse d'art - production
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Pape Diouf
ERP