Assistant de Direction - Paris, France - Université d'Orléans

Université d'Orléans

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.

**Mission**

Affecté(e) au sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, votre mission consiste à assister la Vice-Présidente du conseil d'administration et venir en appui des autres assistantes de direction du Cabinet de la présidence en cas de besoin.

Sous l'autorité du Directeur de cabinet, vous apportez un appui administratif et technique dans les activités de gestion administrative, d'information et de documentation.

**Activités principales**

**Assurer l'assistance de la Vice-Présidente du Conseil d'Administration**
- Assister la Vice-Présidente du Conseil d'Administration dans l'organisation de ses missions ;
- Assurer la gestion de ses courriels (réception, envoi) et de son emploi du temps ;
- Préparer et réaliser le suivi de réunions (convocation, ordre du jour) et de certains dossiers ;
- Organiser les réunions de la commission des moyens.

**Assurer le secrétariat du Cabinet**
- Effectuer le suivi quotidien des courriers et courriels réceptionnés et alerter le Directeur de cabinet sur des courriers/courriels particuliers ;
- Rédiger des courriels, courriers pour envoi en lien avec le Directeur de cabinet ;
- Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université ;
- Assurer le suivi du retour des parapheurs signés par le Président ;
- Assurer la fonction de correspondant archive et procéder à l'archivage des pièces administratives ;
- Accueillir, Informer et accompagner le public interne ou externe ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne ;
- Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers,...).

**Organiser la réunion mensuelle de l'équipe de gouvernance**
- Réaliser les invitations courriels, l'ordre du jour et le relevé de conclusions de la réunion mensuelle de l'équipe de gouvernance en lien avec le Directeur de cabinet.

**Organiser les réunions bimensuelles du Conseil des Directeurs (trices)**
- Réaliser les invitations courriels, l'ordre du jour et le relevé de conclusions des réunions bimensuelles de l'équipe du Conseil des Directeurs (trices) en lien avec le Directeur de cabinet.

**Apporter un soutien administratif et logistique à l'équipe de gouvernance**
- Apporter une aide pour les déplacements ;
- Participer à l'organisation de certaines réunions pour les membres de l'équipe de gouvernance ;
- Participer à l'organisation logistique des manifestations et cérémonies en lien avec le service Communication ;
- Assurer un appui auprès des autres assistantes du Cabinet en cas de besoin (surcharge de travail, absences...).

**Gestion de la campagne de décorations des palmes académiques**
- Gérer la campagne annuelle de la collecte des noms des récipiendaires jusqu'à la remise des décorations.

**PROFIL RECHERCHÉ**

**Formation et expérience professionnelle**

Formation Bac+2 orientée vers l'assistanat de direction ;
Maîtrise des techniques de prise de notes ;
Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion ;
Bonne maitrise des outils bureautiques.

**Compétences et qualités requises**

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ;
Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ;
Savoir faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ;
Savoir s'adapter aux changements ;
Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ;
Connaitre les techniques d'archivage et le classement des dossiers ;
Savoir partager l'information et communiquer sur cette information ;
Savoir travailler en équipe et partager/ diffuser l'information.

**MODALITÉS DE RECRUTEMENT**

**Lieu d'exercice** : Campus universitaire d'Orléans la Source

**Prise de poste**: Poste à pourvoir à partir de février 2023

**Type de contrat/Statut** : Catégorie B, ouvert aux contractuels et titulaires, temps plein

**POSTULER**

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. **jusqu'au 29/01/2023