Assistant(e) exécutif/exécutive - Le Plessis-Pâte, France - EUROCONTROL

EUROCONTROL Le Plessis-Pâte, France

il y a 2 semaines

Description

Votre équipe

Au sein de "La Direction Ciel vert européen", le hub d'innovation d'EUROCONTROL (EIH) mène des activités de recherche, d'innovation et de simulation dans le but de contribuer à rendre l'aviation européenne plus performante, plus sûre et plus durable, créant ainsi des passerelles entre la R-D et les activités opérationnelles. L'EIH se consacre également aux technologies émergentes ainsi qu'au déploiement des drones et des systèmes de mobilité aérienne en milieu urbain.

En tant que nouvel(le) assistant(e) exécutif(ve) du chef du pôle d'innovation EUROCONTROL (EIH) et chef de la division Innovation EGSD, vous apporterez votre soutien en participant à divers projets et activités en plus de vous occuper des tâches administratives générales. L'adjoint(e) de direction est un point de contact clé pour les parties prenantes internes et externes.

Votre rôle

Votre rôle consistera à:

aider à l'organisation, à la coordination et au suivi de projets et d'activités pour faire en sorte que leur exécution se déroule comme prévu ;

rechercher, recueillir ou coordonner des informations en vue de préparer notamment des comptes rendus, des documents de travail, des notes d'information et des présentations, et contribuer à l'analyse et à la relecture de leur contenu ;

servir de point de contact principal du site pour les visiteurs externes et assurer, en tant que de besoin, la liaison avec les autorités locales pour garantir le bon déroulement de ces visites de haut niveau ;

participer aux réunions et discussions liées au dialogue social et contribuer à la préparation des réunions et au suivi des actions dans ce domaine;

assister à des réunions afin d'en rédiger les procès-verbaux, suivre l'avancement des mesures convenues et en rendre compte ;

fournir une assistance (en rassemblant les points à inscrire aux ordres du jour, en recueillant des données ainsi qu'en préparant des statistiques et des dossiers, par exemple) pour la préparation de réunions avec des partenaires et, en tant que de besoin, pour tout projet essentiel ;

participer au suivi de l'évolution des priorités à l'échelle du site et de la division, et fournir des informations (en retour) sur les questions en souffrance ;

rédiger de la correspondance, assurer un suivi proactif des réponses en suspens et veiller à apporter des réponses appropriées dans les délais ;

fournir une assistance administrative (gestion d'agenda, organisation de réunions et de déplacements, tri et diffusion d'informations, etc.) et veiller à la bonne application des processus ;

participer à d'autres tâches administratives ou de nature particulière (suivi du budget alloué, établissement des bons de commande, etc.) ;

exécuter toute autre tâche conforme à l'objet principal de l'emploi.

Diplômes, expérience & compétences requis

Les candidats doivent répondre à l'un des critères de formation et d'expérience suivants, où des études dans des domaines pertinents (par exemple, administration des affaires, secrétariat de direction, etc.) et une expérience dans un environnement international sont considérées comme des atouts :

diplôme de l'enseignement supérieur assorti d'une expérience professionnelle pertinente
de six ans minimum.

cursus universitaire de trois ans assorti d'une expérience professionnelle pertinente
de quatre ans minimum.

cursus universitaire de quatre ans assorti d'une expérience professionnelle
pertinente de trois ans minimum.

Expérience de tâches d'assistance dans le cadre de projets (coordination, suivi, préparation de rapports d'avancement, etc.).

Expérience de tâches d'assistance à des managers (directeurs, managers de haut niveau, etc.).

Expérience de la fourniture d'une assistance/d'un accompagnement aux partenaires (internes/externes).

Expérience des processus administratifs et de la fourniture d'une assistance dans ce cadre.

Une expérience ou des connaissances des affaires étrangères/protocoles diplomatiques constitueraient un atout.

Aptitude à rédiger en anglais et en français.

Maîtrise de MS Office.

Une expérience de l'utilisation de SharePoint constituerait un atout.

Communication : vous êtes capable de favoriser le dialogue.

Planification et organisation : vous savez comment planifier les activités et les adapter, le cas échéant.

Souci de la qualité : vous instaurez et promouvez des normes de qualité élevée.

Esprit analytique : vous savez comment décomposer les informations en éléments logiques.

Attitude proactive et dynamique.

Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel.

Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l'Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d'équipe).

Les langues de travail de l'Agence sont le français et l'anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1/C2 (utilisateur expérimenté) en anglais et en français.
Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).

Informations utiles

Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d'EUROCONTROL seront acceptées.

Le/La candidat(e) sélectionné(e) se verra proposer un contrat de 3 An(s) pouvant être renouvelé jusqu'à un maximum de 9 ans ou transformé en contrat à durée indéterminée conformément aux dispositions du Régime du Personnel contractuel à EUROCONTROL. Avant d'être titularisé dans ses fonctions, la personne sélectionnée devra fournir des copies certifiées des diplômes obtenus et effectuer un stage probatoire de 9 mois.

La personne sélectionnée sera en principe engagée au grade de base des grades de l'emploi publié.

Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.

Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrières

EUROCONTROL pratique une politique d'égalité des chances en matière d'emploi. Nous nous engageons en faveur de l'égalité des chances et la diversité. En cas d'ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d'accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.

Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.

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