- Tenue des agendas
- Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement
- Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la Direction de l'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) pour tous les événements organisés par la Direction Générale
- Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence, Skype ; ZOOM etc.)
- Préparation des dossiers pour les réunions
- Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la Direction d'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) et de la Direction Opérationnelle des Systèmes d'information (DOSI)
- Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission gestionnaire polyvalent (logiciel de gestion financière SIFAC) : établissement des bons de commandes etc.
- Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la Direction Générale des Services (dossiers, courriers ; notes etc.)
- Gestion de la documentation (mise à jour des espaces numériques partagés, méthode de classement, archivage...)
- Rédaction de courriers et prises de notes
- Accueil, information et orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)
- Mise à jour des documents de communication
- Coordination de la distribution et de la mise en ligne des documents
- Connaissances des structures et des procédures de l'université et de son environnement
- Maîtrise des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office...) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)
- Bonne expression orale et écrite
- Savoir prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Disponibilité, réactivité, capacité à gérer des actions plurielles, capacité à faire face à des pics d'activité.
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Sens de l'organisation
- Sens aigu de la confidentialité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et maîtrise de soi, diplomatie
- Sens du service public
- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d'ancienneté
- Une prime au-delà des 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires
- Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
- Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d'un an
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
- Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents
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Assistant de Direction de La Dgs
il y a 5 jours
Aix-Marseille Université Marseille, France**Employeur**: · Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? · Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, · 122 structures de recherche en lien avec les ...
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Assistant à La Direction Générale Des Services
il y a 2 jours
Aix-Marseille Université Marseille, France**Employeur**: · Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? · Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les pl ...
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Responsable Du Village Vacances de La Baume
il y a 2 jours
MAIRIE DE LA ROQUE D'ANTHERON Marseille, France**Responsable du Village Vacances de La Baume** · - Agent contractuel de droit privé - niveau d'emploi catégorie E · - Rattaché à la Convention collective nationale de tourisme social et familial · - Poste à temps complet (100%) - Horaires variables et annualisés · **DEFINITION D ...
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Assistant à La Direction Générale Des Services
il y a 1 semaine
Aix Marseille Université Marseille er, FranceDescriptif du poste · - L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative. · Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attachée de direction de la ...
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Responsable Service Achats Et Finances
il y a 1 semaine
Ville de Marseille Marseille, FranceDGA Direction générale des services · **Secteur d'activité** · - Achats et juridique**Filière** · - Administrative**Catégorie** · - A**Cadre d'emplois** · - Attachés territoriaux**Référence** · - i9914 · - Description CollectivitéAu sein de la Direction d'Appui Fonctionnel, ratta ...
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Directeur(Trice) Général(E) Adjoint(E) de La
il y a 2 jours
Ville de Marseille Marseille, FranceDGA Relations extérieures et grands projets · **Secteur d'activité** · - Autre**Filière** · - Technique- Administrative**Catégorie** · - A**Cadre d'emplois** · - Ingénieurs en chef territoriaux- Administrateurs territoriaux**Référence** · - i9605 · - Description CollectivitéConte ...
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Chargé.e de Mission Support Ressources Humaines
il y a 2 jours
Metropole Aix Marseille Provence Marseille, FranceDate · - Référence · - 20872 · - Direction · - DIRECTION PERFORMANCE ET CONTROLE DE GESTION · - Contrat · - Fonctionnaire et Contractuel · - Localisation · - Marseille · - Filière · - Administrative · - Catégorie · - A · - Cadre d'emploi · - ATTACHES TERRITORIAUX · **Contexte du ...
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Chargé de Mission Pilotage Et Suivi de La Spl
il y a 4 jours
amp metropole marseille provence 13 Marseille, FranceFilière: · **Administrative** ou Technique · Métier: · **Environnement** · Catégorie: · **A** · **Attaché territorial** · CDD ou titulaire · **MARSEILLE** · **(Bouches-du-Rhône 13)** · **Titulaire ou contractuel** · Expérience: · **Autre** · Rémunération statutaire + régime indem ...
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Assistant(E) de Direction
il y a 1 jour
Groupe Demeter Marseille, FranceDEMETER est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'ingénierie et du développement commercial. · Notre client est une association de Loi 1901 à but non lucratif. · L'association regroupe 7 maisons de retraite médicalisées (EPHAD). · Le siège de l'association es ...
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Chargé(E) de Gestion RH
il y a 2 jours
Ville de Marseille Marseille, FranceDGA Transformer nos pratiques · **Secteur d'activité** · - Ressources humaines**Filière** · - Administrative**Catégorie** · - B, C**Cadre d'emplois** · - Rédacteurs territoriaux- Adjoints administratifs territoriaux**Référence** · - i9122 · - Description CollectivitéAu sein de la ...
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Iter Chief Scientist
il y a 3 jours
ITER Marseille, FranceThe ITER Organization brings together people from all over the world to be part of a thrilling human adventure in southern France—building the ITER Tokamak. We require the best people in every domain. · ITER Organization (IO) is an Equal Opportunity/Inclusive organization committ ...
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Commercial Télécoms en B to B
il y a 5 jours
THE BEST OF HUMAN Marseille, FranceTHE BEST OF HUMAN est un Cabinet de recrutement spécialiste des Fonctions Commerciales et Opérationnelles. Nous nous attachons à offrir à nos Clients et Candidats « le meilleur de l'Humainet du Recrutement » · Notre client est une entreprise à taille humaine créée en 1981. Acteur ...
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Agent de Gestion Administrative
il y a 1 jour
Metropole Aix Marseille Provence Marseille, FranceDate · - Référence · - 31650 · - Direction · - DGS - DIRECTION PROSPECTIVE ET CONSEIL DE DEVELOPPEMENT · - Contrat · - Fonctionnaire et Contractuel · - Localisation · - Marseille · - Filière · - Administrative · - Catégorie · - C · - Cadre d'emploi · - ADJOINTS ADMINISTRATIFS TER ...
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Charge(E) de Mission « Préparation Et Gestion de
il y a 1 semaine
ARS - PACA Marseille, France**Missions du service**: · Le service zonal de défense, sécurité et planification assure l'anticipation, la préparation et la réponse aux Situations sanitaires exceptionnelles (SSE). Par ailleurs, il contribue aux missions de défense et sécurité en lien avec le conseiller zonal d ...
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Responsable Administratif Du Siumpps
il y a 1 semaine
Aix-Marseille Université Marseille, France**Employeur**: · Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? · Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les pl ...
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Charge(E) de Mission «préparation Et Gestion de
il y a 3 jours
ARS - PACA Marseille, FranceCHARGE(E) DE MISSION « préparation et gestion de crise » — H/F · **Missions du service**: · Le service zonal de défense, sécurité et planification assure l'anticipation, la préparation et la réponse aux Situations sanitaires exceptionnelles (SSE). Par ailleurs, il contribue aux m ...
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Charge(E) de Mission «préparation Et Gestion de
il y a 1 semaine
ARS - PACA Marseille, FranceCHARGE(E) DE MISSION « préparation et gestion de crise » — H/F · CDD jusqu'au 31 décembre 23 · **Missions du service**: · Le service zonal de défense, sécurité et planification assure l'anticipation, la préparation et la réponse aux Situations sanitaires exceptionnelles (SSE). Pa ...
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Responsable Du Service Agriculture Et Forêt
il y a 3 jours
Communauté d'Agglomération du Gard Rhodanien Marseille, FranceDescriptif du poste · - Au sein de la direction de l'Attractivité et de l'aménagement, vous êtes en charge du suivi et de l'orientation des politiques publiques et des actions dans le domaine de l'agriculture et sur la filière bois et notamment la forêt, et sur l'impact des prati ...
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Gestionnaire Des Signaux Et Alertes Sanitaires
il y a 3 jours
ARS - PACA Marseille, FranceSous l'autorité du responsable de Département « veille et sécurité sanitaire et situations sanitaires exceptionnelles », le Gestionnaire des signaux et alertes sanitaires: · - Valide la réalité du signal, l'analyse et en assure la gestion et la traçabilité sur différents applicat ...
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Responsable D'exploitation
il y a 2 jours
SMUC Marseille e, France**OFFRE D'EMPLOI** · **INTITULÉ DU POSTE Responsable d'exploitation** · **Le SMUC, association loi 1901, est le plus grand club Omnisports de la Région** · **SUD. Il comprend 18 sections sportives, 1 pôle Loisir, 1 pôle Sport Santé et 1** · **Mur d'escalade pour un effectif de 12 ...
Assistant de Direction de la DGS F/H - Marseille, France - Aix-Marseille Université
Description
Mission
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
La Direction Générale des Services comprend une directrice, quatre directeurs/trices adjoint/es et une responsable de la mission coordination de la direction générale des services.
L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative, ainsi que par la nature des dossiers et sujets traités, qui revêtent un caractère confidentiel important.
Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Générale des services, l'assistante de direction assume des missions et tâches qui requièrent, du fait de son « exposition », sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.
L'agent travaillera avec deux autres assistantes pour la direction générale des services et assurera également des activités de secrétariat pour les 4 DGS adjoints.
Fonctionnellement, l'assistant(e) relève de la responsable de la mission coordination.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
Profil
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances
Compétences opérationnelles
Compétences comportementales
Les avantages liés au poste :
