Assistant-e en gestion administrative H/F - Vincennes, France - CNRS

CNRS Vincennes, France

il y a 2 semaines

NOEMI

Description

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative H/F
Référence : UAR2927-MOBINT-Z96021
Lieu de travail : VINCENNES
Institut : DGDR - Direction générale déléguée aux ressources
Date de publication : vendredi 3 mai 2024
Session : Campagne Printemps 2024
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Au sein du Comité d'Action et d'Entraide Sociales du Centre National de la Recherche Scientifique, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative réalisera de manière autonome, des activités de gestion administrative, financière, en étroite collaboration avec les services du siège situé à Vincennes (94).

Activités

Assistance aux structures locales du CAES du CNRS :
A la demande de la direction et en concertation avec les services du siège, il ou elle effectuera certaines activités de gestion administrative et financière. Ces missions d'assistance sont principalement des actes de gestion, de comptabilité et de secrétariat. Elles se font en travail en présentiel ou à distance en fonction des besoins de l'unité.

Gestion-Comptabilité :
-Élaborer, préparer et contrôler tout ou partie des actes de gestion et agir en prévention des contentieux.
-Suivre et contrôler les opérations comptables et de gestion sur les outils spécifiques du CAES en lien avec les services du Siège (Vincennes)
-Proposer des outils de gestion pour améliorer le fonctionnement de la structure
-Valider quotidiennement les demandes d'inscriptions avec l'application CAES Gestion.

Secrétariat :
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
-Assurer l'instruction de dossiers complexes
-Coordonner les aspects logistiques
-Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

Compétences

Savoirs-Connaissances :
-Connaissance avancée des techniques administratives de secrétariat
-Avoir des notions en comptabilité privée, connaissances de gestion générale

Savoirs -Faire :
-Maîtriser les logiciels de bureautique courants et savoir s'adapter aux logiciels spécifiques du domaine (bases de données, site web)
-Prévenir et gérer les situations sensibles
-Concevoir des tableaux de bord, en assurer le suivi, produire des bilans
-Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application
-Savoir organiser son activité en fonction des priorités
-Faire preuve d'initiative

Savoirs-être :
-Avoir le sens de la confidentialité et faire preuve de discrétion
-Etre rigoureux et fiable
-Travailler en équipe
-Avoir une bonne aptitude à communiquer
-Capacité d'adaptation
-Etre autonome tout en sachant rendre compte
-Faire preuve d'initiaves et être force de proposition
-Disposer de grandes qualités relationnelles et d'écoute afin de renseigner/informer le public

Contexte de travail

L'UAR2927 est une unité d'appui à la recherche basée au Siège du CAES du CNRS, à Vincennes.
La personne recrutée travaillera à Vincennes (94) sous l'autorité hiérarchique du directeur d'unité et sous la responsabilité des responsables de service concernés.

Dans le cadre de son travail, elle est soumise à l'obligation de réserve et de confidentialité, telles qu'elles ressortent des obligations de l'agent administratif et dans le cadre législatif existant.
Des formations sur les outils spécifiques au CAES du CNRS sont à prévoir.

Les membres de l'équipe bénéficient des mesures et des équipements pour le télétravail dans le cadre autorisé par leur employeur

Conditions particulières d'exercice :
Des déplacements occasionnels dans les différentes structures du CAES peuvent être à prévoir.

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