de direction - Rennes, France - Département dIlle-et-Vilaine

Description

Présentation

Vous êtes à la recherche d'un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d'Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d'activités variés. Nous rejoindre, c'est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.

Nous recrutons un·e assistant·e de direction générale de pôle.

Vous intégrerez la direction générale du pôle dynamiques territoriales.
Ce pôle est chargé de conduire la mise en œuvre des compétences du Département en matière de solidarités territoriales et de porter des missions transversales pour l'ensemble de la collectivité dans le domaine de l'appui aux territoires, du développement durable, de l'observation des territoires, de l'économie sociale et solidaire.
Il est composé de :
- la Direction du Pôle et du Secrétariat Général,
- la Direction Équilibre des territoires qui porte les fonctions transversales d'observatoire du territoire, d'appui aux territoires, de pilotage des partenariats, et les politiques d'aménagement du territoire (habitat, numérique, tourisme et économie sociale et solidaire).
- la Direction de la Transformation Écologique qui porte les fonctions transversales de développement durable ainsi que les politiques d'agriculture et d'environnement.
Le service est localisé dans le bâtiment Cucillé 1 - 3 Avenue de Cucillé à RENNES.
Le poste est à pourvoir au 1er septembre 2024. Description du poste FonctionsCollaborateur·trice direct·e et de confiance du directeur général de pôle, vous assurerez son assistance à titre principal et exclusif et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers, élaboration et actualisation du guide interne qualité). Missions généralesVous assurerez plus spécifiquement les missions suivantes :
- Organiser les rendez-vous, le planning, les déplacements du Directeur général de pôle.
- Assurez l'accueil physique ainsi que la gestion de ses communications téléphoniques et électroniques.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle de ses réunions (gestion de son agenda, réservation de salles,préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Gérer le traitement et le suivi des courriers Post Office, des notes et des parapheurs du Pôle (arrivées-départs).
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : production de courriers et de notes.
- Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec ses directrices pour la collecte des sujets à l'ordre du jour des instances.
- Assurer le lien avec l'assistante du Directeur général des services de son secrétaire général pour l'inscription des sujets ressources aux ordres du jour des diverses instances.
- Suivre les échéances avec en appui informatique l'agenda partagé Assistantes Directions du pôle.
- Organiser le tri, le classement, et l'archivage des documents du Directeur général de pôle. Missions spécifiques- Garant·e des échéances du pôle, vous assurerez le suivi intégral des sessions en lien avec les affaires juridiques, et des notes au Président avec délégation de validation.
- Vous piloterez la demi journée de pôle en lien avec l'assistante de la Secrétaire générale de pôle pour l'organisation logistique et matérielle des événementiels du pôle (sortie de pôle) : recherche d'activités, devis, bons de commandes.
- Vous animerez le réseau des assistant·es des directions du pôle avec l'organisation d'une réunion trimestrielle pour laquelle vous rédigerez l'ordre du jour et du compte rendu dont vous assurerez la diffusion. Vous pourrez être amené·e à contribuer à leur accueil et formation aux logiciels PostOffice, Parapheur électronique, Délib 35.
- Vous organiserez et participerez aux comités de pilotage du pôle (bimensuel), ainsi qu'aux réunions trimestrielles de direction (direction générale du pôle et secrétariat général), dont vous assurerez la rédaction, la mise en forme et la diffusion des ordres du jour et des compte rendus.
- Par délégation du Directeur général, vous validerez la gestion des temps des deux directrices et de la secrétaire générale du pôle.
- À titre subsidiaire vous assurerez le remplacement ponctuel de l'assistante de la Secrétaire générale de pôle pour assurer la distribution du courrier arrivé et le suivi des notes à la commission permanente. Spécificités du posteLe poste proposé implique une grande disponibilité horaire avec des contraintes spécifiques, et est éligible à une NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 10 points au motif "Secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires".

Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d'ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire

Si vous êtes intéressé·e, veuillez vous connecter au site du Département :
Les modalités de connexion sont précisées dans un document pdf annexé à l'annonce. Liaisons fonctionnelles- Les Directrices et Chef·fes de service du pôle et leurs secrétariats.
- Les assistant·es de la Direction générale des services, de la Direction assemblée affaires juridiques documentation,
des élu·es.
- Les partenaires nombreux et variés. Informations spécifiques offre InternetCe poste est ouvert :
- aux agent·es titulaires du cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux,
- aux lauréat·es du concours,
- ou à défaut aux non titulaires de la fonction publique par voie contractuelle.

Toute candidature doit faire l'objet :
- d'une lettre de motivation, d'un CV,
- d'un arrêté de situation administrative pour les personnes titulaires de la fonction publique,
- de leur inscription sur liste d'aptitude pour les personnes lauréates d'un concours.
En l'absence de ces documents, la candidature ne pourra pas être prise en compte. Document complémentaire (68 KB) Profil requis Connaissances- Vous maîtrisez l'outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale. FormationDe formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique, Niveau de diplômeBaccalauréat,Baccalauréat + 2 Aptitudes requises- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire montre d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs·trices.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations. ExpériencesUne expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus. Niveau d'expérience