Chargé(e) d'accueil et assistance administrative - Ferrières-en-Brie, France - Communauté de Communes Aunis Atlantique

Description

Envie de rejoindre une collectivité jeune, dynamique et de mettre vos compétences au service d'un projet de
territoire ambitieux ? Ce poste est pour vous
La Communauté de Communes " AUNIS ATLANTIQUE " est née en 2014 de la fusion entre la Communauté de
Communes du Canton de Courçon et la Communauté de Communes du Pays Marandais. La collectivité
rassemble habitants et se compose de 20 communes : Andilly-les-Marais, Angliers, Benon, Charron,
Courçon d'Aunis, Cram-Chaban, Ferrières d'Aunis, La Grève sur Mignon, La Laigne, La Ronde, Le Gué d'Alleré, Longèves, Marans, Nuaillé-d'Aunis, Saint Cyr-du-Doret, Saint-Jean-de-Liversay, Saint-Ouen-d'Aunis, Saint-Sauveur- d'Aunis, Taugon et Villedoux.
Depuis avril 2023, installée dans un pôle de services publics à Ferrières, la Communauté de Communes continue de porter une attention particulière à l'accueil des différents publics grâce à son équipe de Chargé(e)s d'accueil et à l'assistanat administratif de ses services.

Missions / conditions d'exercice :
o Gestion de l'accueil physique et téléphonique :
* Accueillir le public avec amabilité
* Renseigner le public sur place ou par téléphone
* Assurer le pré accueil pour le compte des partenaires hébergés au Pôle de Services Publics (Service de Gestion
Comptable, Chambre d'agriculture, Parc Naturel du Marais poitevin, Office de Tourisme Aunis Marais poitevin)
* Recevoir, filtrer et orienter les appels
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
* Assurer l'ouverture et la fermeture des bâtiments et des différents espaces en fonction des heures d'ouverture
au public
o Gestion du courrier et diffusion de l'information :
* Réceptionner distribuer et expédier le courrier et courriel (boite mail contact)
* Tenir à jour les registres courriers départ et arrivée
* Assurer la gestion dématérialisée du courrier sur la plateforme collaborative
o Soutien à la gestion du secrétariat général et moyens matériels
o Gestion des salles de réunion :
* Réservation des salles de réunions du siège de la CDC
* Signalétique information
o Affichage dynamique :
* Mise à jour de l'affichage (agenda ; informations diverses)
- Secrétariat du Pôle Services à la Population
- Guichet unique pour les associations
o Gestion des réservations :
* Gestion des réservation des véhicules par les associations (gestion des demandes, suivi du planning,
convention de prêt, état des lieux, vérification des conditions de la mise à disposition)
* Gestion des réservations de matériel mis à disposition des associations ou des communes, en lien avec l'agent
en charge de la mutualisation (vérification des conditions de la mise à disposition, confirmation aux
associations), faire le lien avec les services techniques
* Briqueterie : mise à jour du planning des réservations et gestion des interventions des services techniques
o Gestion des gymnases communautaires :
* Gestion des plannings des gymnases en ligne, gestion des réservations ponctuelles, confirmation aux
associations
* Gestion des badges d'accès aux gymnases, formulaire de suivi, programmation des badges sur un logiciel
spécifique
* Gestion des demandes d'intervention techniques sur les gymnases par les associations
* Organisation des réunions de bilan annuels (réservation de salle, préparation ordre du jour, envoi des
invitations aux associations et collèges)
* Elaborations de courriers
o Dossiers de subvention des associations

Réception, vérification et accusé-réception des dossiers, suivi du tableau récapitulatif, aide à la préparation de
la commission, demande de pièces complémentaires
o Soutien administratif :
* Soutien administratif à l'ACM du service sport et nature : réception des dossiers d'inscription des familles,
utilisation du logiciel domino
* Renfort secrétariat, élaboration de courriers
* Peut participer ponctuellement à des réunions en soirée (réunion bilan gymnase, commission subvention)
En remplacement de l'agent d'accueil en binôme (liste non exhaustive et évolutive)
o Assistance administrative des services
Communication Cabinet :
* Soutien à l'organisation des différentes manifestations
Urbanisme :
* Renfort administratif : gestion des appels téléphoniques, messages, rendez-vous.
Finances :
* Photocopie/scan courriers REOM
Administration générale :
* Instances : Relecture des notes de synthèse, préparation des diaporamas, tenue de la liste des délibérations,
préparation de la salle du conseil, organisation des réceptions post conseil
Moyens généraux :
En l'absence de l'agent en charge des achats et de la logistique
* Fournitures de bureau
* Déclarations sinistres / assurance
Profils recherchés :
Compétences impératives
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (maîtrise des logiciels
Word, Excel, Power point, publipostage, GED)
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Compétences à acquérir
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Techniques d'archivage
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises)
→ Maîtriser les techniques de communication
→ Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
→ Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
→ Être organisé, rigoureux et méthodique
→ Être patient, discret, sérieux et efficace.
→ Sens de la diplomatie

Contact :

Informations complémentaires :

Travail en bureau
 Moyens matériels : outil informatique, standard, photocopieur
 Contraintes liées au poste : présence obligatoire aux heures d'ouverture de la CDC
o Horaires de travail : Temps complet du lundi au vendredi avec présence obligatoire de 8h45 à 12h et
de 14h à 17h
o Garant de l'image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire
correcte)
o Discrétion professionnelle et devoir de réserve
o Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec des risques de tensions dans la relation au public.
 Fonctionnement en binôme
 Au sein du pôle Ressources, sous la responsabilité de l'agent en charge de l'administration générale
 Relation permanente avec le public
 Relations avec l'ensemble des services (suivi des dossiers transverses)
 Relations avec les autres collectivités, les Partenaires Publics, les associations, les fournisseurs
Merci d'adresser votre candidature à Monsieur le Président Jean-Pierre Servant :

Pour tout renseignement complémentaire : - Directrice du Pôle
Ressources.

Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats
remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent
accéder à cet emploi par voie contractuelle.