Agent(e) de gestion administrative - Saint-Martin-d'Hères, France - Saint-Martin-D'heres

Saint-Martin-D'heres Saint-Martin-d'Hères, France

il y a 3 jours

Statutaire

Description

À propos de Ville de Saint-Martin-d'Hères

La commune de Saint-Martin-d'Hères, en pleine croissance démographique habitants), est la 2ème ville du département de l'Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de habitants).

Délais de publication : Jeudi 30 juin 2024

Cadre d'emplois : Adjoint administratif

Quotité : temps plein

Le poste

Sous l'autorité de la directrice de l'Investissement et de la Logistique, l'agent(e) de gestion administrative, sera chargé(e) d'assurer le secrétariat et l'accueil de la direction et des services de cette direction ainsi que le suivi administratif et la rédaction de documents plus particulièrement pour le service cuisine centrale . Il (elle) sera également chargé (e) de la commande et du suivi des achats de fournitures administratives pour l'ensemble des services de la Ville.

Fonctions :

Organisation de l'agenda de la directrice et des cadres de la direction

Traitement de dossiers et secrétariat divers

Suivi du logiciel de gestion du temps de travail

Accueil téléphonique et physique

Commande et suivi des achats des fournitures administratives

Polyvalence au sein de la direction Investissement et Logistique et, en cas de besoin, au sein du secrétariat de la DGA ST

Activités du poste

Organisation de l'agenda du (de la) directeur(trice) et des chefs de services

Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre tout en gérant les conflits d'agendas

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Organiser les déplacements des cadres, réserver les salles de réunion - Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail : suivre les congés, des demandes de formations, les déplacements des directeurs et chefs de services de la DIL.

Traitement de dossiers et secrétariat divers de la direction et de ces services

Traitement des dossiers pour le service/secteur

Recevoir, orienter les courriers électroniques.

Enregistrer le courrier (arrivée/départ).

Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes : tableau de programmation réunions , Astreintes,...

Préparer les éléments : notes à mettre en forme, photocopies, dossier à monter,...

Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires : PV de commission, délibérations, ....

Gérer/actualiser une base d'information s : alimenter et saisir les demandes et leurs traitements

Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques, : ex : remise de véhicules, ...

Gérer et suivre des dossiers spécifiques : internes et en lien avec des prestataires externes : notamment : lien avec la métropole, tableau d'analyse des offres,...

S uivre des demandes et des travaux : lien avec les services de la DIL,...

Commande des fournitures administratives pour l'ensemble de la Ville

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat : prioriser, alerter, ...

Secrétariat divers

Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affichettes, PV, courriers simples courriers prestataires extérieurs, mails, courrier entreprises et partenaires,...

Rédiger des actes administratifs simples : délibération, document d'exécution des marchés,....

Suivi d'éléments RH des agents du service

Gérer le classement et l'archivage des documents

Traitement des dossiers spécifiques pour les services de la DIL et plus particulièrement pour le service cuisine centrale

Convoquer les commissions menus
- Saisir et diffuser des menus
- Suivre les interventions des services techniques et des prestataires extérieurs

Enregistrer l'ensemble des demandes effectuées par mail dans un tableur afin d'avoir un suivi par matériel
- Commander des repas des élus et des enseignants et saisir le nombre de repas par régime alimentaire pour les enseignants et les élus
- Suivre des effectifs de la production et reprendre les effectifs commandés des différentes populations

Accueil physique et téléphonique internes/externes

Réceptionner, filtrer et orienter les appels internes et externes pour la direction et les services.

Recueillir, transmettre, traiter si nécessaire les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DIL.

Participation à la vie de la direction Investissement et Logistique, et de manière générale de la D.G.A. S.T.

Accueil de stagiaires

Polyvalence des secrétariats des directions de la D.G.A. S.T. en cas d'absences prolongées

Conditions

Conditions d'exercice

Organisation du travail selon règlement du temps de travail

Organisation des congés permettant la continuité du service public

Conditions de rémunération

Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade

Profil recherché

Connaissances

Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivité

Organigramme de la DGAST

Annuaire de la collectivité et des partenaires

Missions et activités des partenaires extérieurs associés : Métro...

Règlements intérieurs - Procédures du service, de la direction et des services partenaires

Vocabulaire professionnel du service

Droits et obligations des usagers

Communication écrite : notions de base

Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base

Communication orale : notions de base

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Savoir faire

Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique

Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....

Utiliser des logiciels et des progiciels "métiers"

Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : notions de base

Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...

Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...)

Qualités

Sens du travail en équipe

Discrétion et éthique professionnelle

Aisance relationnelle

Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation

Sens de l'écoute et de la communication

Esprit de synthèse

Grande disponibilité et maîtrise de soi

Sens de l'organisation du travail : évaluer l'importance ou l'urgence d'un travail

Partager l'offre

Chargé de Gestion Administrative

il y a 1 semaine

EUREX Eybens, France

Descriptif du poste · NOS AVANTAGES · - Une digitalisation des activités et développement des outils métiers · - Des formations continues dans votre coeur de métier · - Des partenaires techniques et référents Groupes pour un appui dans vos missions · - L'organisation d'afterwork, ...
Assistant de Gestion Administrative

il y a 3 heures

Lynx RH Grenoble, France

Lynx RH Grenoble, cabinet de recrutement en intérim, CDD et CDI membre de MisterTemp' Group, recherche pour l'un de ses clients, Bureau d'études Bâtiment (BET) sur Grenoble, un Assistant de gestion administrative, en CDI. · Vos missions · Dans un bureau d'études à taille humaine ...
Assistant-e en Gestion Administrative

il y a 3 jours

Université Grenoble Alpes La Tronche, France

Date limite de réponse : 16 avril 2023 · - Type de recrutement: · Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · A - ASI ouvert aux B · - Durée du contrat: · Du 02 mai 2023 au 01 mai 2024 · - Localisation: · HP2 · Bât. Jea ...
Chargé de Gestion Administrative en Alternance

il y a 3 heures

Ficha Grenoble, France

Ficha accompagne les collectivités afin de leur permettre d'**optimiser les coûts de la gestion des déchets.** · Ficha déploie sa technologie de **caractérisation** dans **les camions-bennes** et sur **les** **bacs de tri** afin d'**identifier les erreurs de tri, mesurer l'impact ...
Assistant Administratif en Gestion Locative

il y a 1 semaine

Demeco Group Grenoble, France

**L'entreprise** E-MOBILIA GROUP** est une société d'**accompagnement à la mobilité géographique** des collaborateurs en mutation ou recrutement au sein d'entreprises nationales et internationales. Nos services se composent de conseil en mobilité professionnelle, de l'aide à l'in ...
Assistant(E) Administratif Et Gestion

il y a 1 semaine

Comité Isère des clubs alpins et de montagne Grenoble, France

**OFFRE D'EMPLOI d'assistant-e administratif-ve** · **Temps partiel (8h / semaine)** · Contexte de la mission · Le Comité Isère des clubs alpins et de montagne est un organe déconcentré de la fédération nationale · (FFCAM), composé de bénévoles actifs et d'un salarié. Ses mission ...
Assistant Administratif Gestion Du Personnel

il y a 3 heures

Ortec Group Grenoble, France

**Description de la mission**: · **Mission 1 « Contrôle et liquidation des missions à l'étranger »** · - la réception et le tri du courrier une fois par jour, · - le contrôle de la conformité des documents à la réception, gestion des retours, · - le traitement des liquidations de ...
Adjoint-e en Gestion Administrative, Accueil Et

il y a 3 heures

Université Grenoble Alpes Grenoble, France

Type de recrutement: · Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · C - Tous C · - Durée du contrat: · Du 04 mars 2024 au 03 mars 2025 · - Localisation: · IUT2 Doyen Gosse · 2 place Doyen Gosse · 38000 Grenoble · Présent ...
Adjoint-e en Gestion Administrative de Scolarité

il y a 3 heures

Université Grenoble Alpes La Tronche, France

Date limite de réponse : 23 avril 2023 · - Type de recrutement: · Poste ouvert en Mobilité interne et CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · C - Tous C · - Durée du contrat: · Du 01 septembre 2023 au 31 août 2024 · - Localisation: · UFR Fac Médecine · Domaine l ...
Adjoint-e en Gestion Administrative de Scolarité

il y a 3 heures

Université Grenoble Alpes La Tronche, France

Date limite de réponse : 16 mars 2023 · - Type de recrutement: · Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · C · - Durée du contrat: · Du 20 mars 2023 au 19 mars 2024 · - Localisation: · UFR Fac Médecine · Domaine la Me ...
Chargé-e de Gestion Administrative Et D'aide Au

il y a 1 semaine

Université Grenoble Alpes Grenoble, France

Type de recrutement: · Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · A - IGE - Ingénieur d'études / Attaché · - Durée du contrat: · Du 08 janvier 2024 au 07 janvier 2025 · - Localisation: · IUT2 Doyen Gosse · 2 place Doye ...
Assistant Gestion Administrative Et Informatique

il y a 3 jours

Euromaster Montbonnot-Saint-Martin, France

Chez EUROMASTER, filiale à 100 % du Groupe Michelin, nous avons l'ambition de devenir le partenaire n°1 pour l'équipement et entretien des véhicules des usagers de la route. · Nous rejoindre, c'est intégrer un réseau de dimension européenne au service de la sécurité de tous. Un G ...
Adjoint-e en Gestion Administrative en Appui Aux

il y a 2 jours

Université Grenoble Alpes Grenoble, France

Date limite de réponse : 7 mai 2023 · - Type de recrutement: · Poste ouvert en CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · C - ATRF - Adjoint Technique · - Durée du contrat: · Du 01 mai 2023 au 30 avril 2024 · - Localisation: · IUT2 Doyen Gosse · 2 place Doyen Gosse ...
Assistant/assistante de Gestion Administrative

il y a 1 semaine

Mairie de Saint Martin d'Uriage Saint-Martin-d'Uriage, France

LA COMMUNE de SAINT-MARTIN- D'URIAGE (Isère), commune thermale et touristique de 5 600 habitants, située à 15 km de Grenoble, recherche un(e) assistant(e) de la responsable du pôle éducation enfance jeunesse. · Poste permanent à temps complet à pourvoir le 16 octobre 2023. Cadre ...
Charge-e de Gestion Administrative Et Financiere

il y a 3 heures

Métropole de Grenoble Grenoble, France

Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situent dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de ...
Chargé-e de Gestion Administrative Et D'aide Au

il y a 2 jours

Université Grenoble Alpes Grenoble, France

Type de recrutement: · Poste ouvert en CDD · - Quotité de travail: · 100% · - Niveau d'emploi: · A - ASI - Assistant Ingénieur · - Durée du contrat: · Du 15 janvier 2024 au 14 janvier 2025 · - Localisation: · LPSC LPSC 01 · 53 Avenue des Martyrs · 38000 Grenoble · Présentation de ...
Assistant(E) Administratif(Ve) en Gestion Locative

il y a 5 jours

ACE Emploi Grenoble, France

**DESCRIPTION DU POSTE**: · L'assistant(e) administratif(ve) de gestion locative aura pour mission principale la gestion de baux sociétés pour le compte de nos clients entreprises. Il s'agira également de traiter les réservations de véhicules de nos clients et d'être en renfort s ...
Assistant(E) en Gestion Administrative Et

il y a 3 jours

La Compagnie Du Riz Le Versoud, France

Indépendante des grands groupes et spécialisée dans les produits premium du terroir asiatique 100 % biologiques notre entreprise à taille humaine défend à sa manière une approche plus respectueuse des hommes et de la terre. · Sous la Direction de la Responsable Administration Ges ...
Technicien-ne en gestion administrative

il y a 3 jours

CNRS Saint-Martin-d'Hères, France NOEMI

Informations générales · Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique · Intitulé de l'offre : Technicien-ne en gestion administrative (GIPSA Lab) H/F · Référence : UMR5216-MOBINT-Z61007 · Lieu de travail : ST MARTIN D HERES · Institut : INS2I - Institut des sciences ...
assistant de gestion administrative

il y a 3 heures

Afiph Grenoble, France CDD

Contexte du recrutement et définition de poste · L'Afiph est une association familiale gestionnaire d'établissements et de services à destination d'enfants et adultes en situation de handicap. Implantée sur tout le département de l'Isère, nous accompagnons tous types de handicap ...